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社内でオフィスを移転することが決まった時、「なにからはじめる？」「なにをすれば？」という疑問をお持ちになる方が多いと思います。
今回のオフィスマガジンでは、オフィス移転の際に「全体スケジュール」や「やるべきこと」「重要ポイント」について、記事を書かせていただきます。
↓移転決定↓
【STEP1】全体スケジュール(仮)作成、各項目の担当選定
【STEP2】現状把握
□面積について
全体面積・各部署などの面積・会議室・打合せブース・役員室など、各スペースをより正確に把握する必要があります。契約書類やレイアウト図面からの確認に加えて「実際に計測(実測)」することをお勧めします。
□什器・備品
社員数分のデスク類や書棚などのラックの数、サイズを把握。
□現事務所の契約条件
家賃などの把握も重要ですが、「解約予告」に注意が必要です。
～解約予告の注意点～
契約内容次第で、オーナーサイドへの解約通知が、1ヶ月前の短期間から、6ヶ月を越す場合もあります。
さらに通知をした期間(例：3月31日)までに退去すれば良い場合と、3月31日までに原状回復を済ませなくてはならない場合があり、後者の場合は「原状回復期間を考慮」した通知や退去が必要になります。
【STEP3】移転先の条件確定
前項の現状把握を踏まえて、移転先の物件について条件を確定させます。
□立地 エリア、沿線、周辺環境
□面積 各部署や会議室等の各スペースの最低限に必要な合計面積
□費用 毎月支払う費用の上限(賃料、管理費、光熱費、警備費用、清掃費用など)
契約時に支払う費用上限(敷金、保証金、礼金、仲介手数料、前家賃など)
移転に伴い発生する費用上限(内装費用、引越費用、社内インフラ費用など)
□必須条件 男女別トイレ、室内(トイレ)清掃、新耐震基準適合ビル、駐車場など
「移転後(将来)の社内体制・社員の増減数」も考慮にいれて、移転先の条件を決定することが重要になります。
【STEP4】現事務所解約通知 ※このSTEPは状況次第で早めることの検討も必要です。
【STEP5】物件(情報)探し
パターン❶「駅前などにある不動産屋へ行く」
長所：地元に密着しているので、エリア内の街や物件に詳しい。
短所：お店へ出向く必要があり、時間が掛かる。
エリア内や管理物件など取り扱う物件が制限されている。
パターン❷「インターネット上で”物件”を探す」
長所：社内のPCなどでできるので、手間が少ない。
短所：物件情報数が多く、情報の整理が大変。
内見の際などに、各物件の手配などが必要になる。
パターン❸「インターネット上で”オフィス専門不動産会社”を探す」
長所；条件に該当する物件で、現在募集中の物件を提案してもらえ、情報整理が容易。
複数の物件を案内してもらえるので、スケジュール調整などが容易。
オフィス専門の不動産会社なので、物件提案以外のサービスも充実している。
【STEP6】内見
□「内見時チェックシート」「物件評価シート」等を作成して、各物件の評価を行う。
【STEP7】移転に伴い発生する、内装、引越、インフラ工事の見積もり等の依頼
・各項目を個別に依頼することも可能ですが、一般的には複数の業者に見積もりを依頼することになり、不動産会社等へ依頼する方が手間は少なくお勧めします。
【STEP8】申込
□申込条件の確定・・・契約条件、入居希望日、契約希望日など
□申込書類の準備・・・申込書の作成、提出書類の準備など
□申込から審査承認までのスケジュール確認
【STEP9】審査承認
□契約書類ドラフト(見本)確認～社内決済
□契約金の振込スケジュール確認～社内振込手続き
□契約時必要書類確認～社内手配
【STEP10】契約手続き (重要事項説明→契約書類捺印→契約金振込=契約締結)
【STEP11】移転作業スケジュール作成
【STEP12】新事務所への各種工事の調整、申請、承認
【STEP13】移転に伴う各種工事業者へ正式発注
【STEP14】現事務所退去(引越し)日通知、原状回復工事スケジュール調整
【STEP14】社内へ移転スケジュール広報＆移転案内準備＆印刷物準備、発注
【STEP13】物件(鍵)引渡し ※契約期間開始
【STEP14】各種工事着手
【STEP15】引越準備
□引越マニュアル作成、社内共有
□引越業者へ段ボール依頼
【STEP16】各種工事竣工～チェック
【STEP17】引越・移転案内発送
【STEP18】前事務所原状回復工事開始
【STEP19】業務開始～各種手続き
～オフィス移転時 各種手続きについて～
□法務局
□税務署
□地方税務事務所
□社会保険事務所
□労働基準監督署
□公共職業安定所
□電話会社
□郵便局
□その他 リース関連、購読物、保険など
【STEP20】前事務所原状回復工事終了～明渡し～契約終了。
敷金、保証金返還手続き。
ご移転をお考えの方は、「オフィス移転お役立ち記事」もご参照いただければ幸いです。
2018年12月12日
