オフィスマガジン

事務所や店舗を契約する際の注意点

事務所や店舗を賃貸借契約することは、人生の中でもそうあることではありません、それだけに、不安に思われる方が多いのではないでしょうか。

 

今回のオフィスマガジンでは、事務所や店舗の契約時に、実際にどのようなことを注意したり、確認する必要があるのかをご説明させていただきます。

 

 

事務所や店舗の契約に関わる書類として、大きく2つ「賃貸借契約書」「重要事項説明書」があります。

「賃貸借契約書」は、貸主側との合意内容を明記した書類です。民法では、契約というのは、口頭合意でも可能とされていますが、こと不動産に関しては細かな取り決めが必要となるため、「契約書」として書面に残すことが通例となっております。

「重要事項説明書」は、専門家としての宅建業者が、貸主様に代わって、借主様へ物件についての説明を行い、理解していただくための書類で、こちらは法律で説明項目が定められております。契約時に必ず該当する項目を口頭で説明する必要があり、万が一怠った場合、宅建業者は法律で罰せられることがあります。

 

~「賃貸借契約書」の注意点~

 

特に注意が必要な条文を7つ取り上げてみます。

 

❶契約解除

借主が起こしてしまうと強制的に契約解除を請求される事項(会社が倒産したり、火災を起こしたり等々)が明記されています。注意すべきポイントは「賃料を滞納した場合」という条文がある場合、「何か月分の賃料なのか」ということです。例えば「1ヶ月」となっていた場合、単に家賃の支払いをうっかり忘れてしまった場合でも契約解除されてしまうリスクが発生します。このように期間が短い場合は注意が必要です。

❷違約金・損害賠償

契約書で定められたことを守っていれば違約金なんて払うことはないから・・・と考えがちですが、念のため金額は見ておきましょう。

❸中途解約・解約通知

普通借家契約では、ある一定期間(解約予告)を定めて中途解約することが可能です。

ここで注意が必要なのは「期間」です。1ヶ月等の短期間であれば問題ありませんが、事務所契約の場合「3ヶ月以上」になることが多い傾向にあります。

例えば「6ヶ月」の場合、次に移転をする際には、6ヶ月前には移転先を確保しておかなければならないということになります。市況も大きく影響しますが、6ヶ月前から賃借人を募集する貸主は少ないため、移転先との二重の賃料を支払う事態となる可能性があります。

一般的には面積の広い物件ほど解約通知期間が長くなる傾向にあります。中小規模のオフィスであれば、少しでも解約通知期間を短く契約したいものです。

定期借家契約では、期日には退去しなくてはならないという制限に加え、逆に期日までは退去できない(もしくは違約金が発生する)ケースがあります。

 

❹保証金、敷金

保証金や敷金ついては初期費用の金額だけに注意を向けがちですが、「退去時の返金」がどのくらいの期間で支払われるのかということにも注意すべきです。

長期で設定されているケースもあるため、例えば「6ヶ月」と記載されている場合は、短縮することは可能か交渉することをお勧めします。

 

❺原状回復

退去時に入居時の状態に戻すことを「原状回復」といいます。一般的に住居と違い事務所や店舗の原状回復は、借主が工事費用を負担します。 注意すべき点は2つ「工事範囲」「工事業者の貸主指定」です。

貸主側には「他フロア同一の仕様で工事をしたい」「信用できる業者に任せたい」等の事情がありますが、 借主側は「貸主指定の工事業者だと、相場より高い工事代金を請求されるのでは?」という不安を募らせることになります。

条文に「借主へ見積もりを開示の上、工事に着手」等の文言を入れるだけでも、貸主から一方的に法外な工事代金を請求されるリスクは軽減できるでしょう。

 

❻造作工事

入居時にレイアウト工事等を行う業者を貸主が指定するケースがあります。一般的に「A工事」「B工事」と呼び、契約書にこのような記載があった場合、貸主指定業者から他の業者へ変更することはほぼ不可能です。

大型ビルや、大手不動産会社所有のビルでの契約ではよくある条文です。造作工事は特定の業者でというこだわりがある方には、物件を選定する際に不動産会社へ確認しておくことをお勧めします。

 

❼特約

契約書の条文で網羅できない項目などを、契約書の最後に「特約」として記載されているケースがあります。重要な内容が多いので注意が必要です。

例えば、フリーレント(賃料免除)付きの契約の場合などは特約に「契約開始日から2年以内の解約の場合は、フリーレント分を違約金として請求する」「フリーレント期間中は、賃料のみ免除で、管理費や光熱費は発生する」等が記載されます。

 

~「重要事項説明書」の注意点~

 

賃貸借契約書の中でも重要な条文を抜粋した項目と、契約書上には記載されていない項目があります。ここで重要なのは後者です。その中から3つを取り上げます。

 

❶設備

冷暖房、上下水道、電気、電話回線などの記載があります。入居後「電気容量が足りない」「インターネットが引き込めない」「電話回線数が少ない」等、さまざまなトラブルを回避するため、細かく確認する必要があります。

最近の特徴としては、喫煙の取り扱いには注意する必要があります。「条例で定められた設備を借主負担で行えばよいだろう」とか「バルコニーならいいだろう」と安易に考え、確認を怠るとトラブルになることがあります。

 

 

❷貸主について

重要事項説明書には「貸主の氏名・住所」「契約物件の権利関係」が記載されます。「登記簿に記載された事項」という所有権にかかわる権利などがそれに当たり、契約物件に抵当権が設定されている場合は、借主への説明が義務付けられています。これは、抵当権が設定されている物件については、万が一貸主が抵当権を執行されてしまう(競売)と、貸借人は強制退去を命じられることがあるからです。なお、入居後に設定された抵当権については、気にする必要はありません。

❸石綿使用調査・耐震診断の記録の有無

築年数の経過した物件でも耐震補強工事済みの場合もありますので、記載事項の確認が必要です。

 

以上、「賃貸借契約書」「重要事項説明書」の主な注意点を簡単にまとめてお伝えしました。

青空不動産では、事前に借主さまに契約に必要な書類の見本をご覧いただき、問題点などを解決してから契約日を迎えるようにしています。契約日当日にスムーズに契約するためにも、事前確認されることをお薦めします。

弊社は、物件のご紹介だけではなく、移転に関わる全てをコンサルティングする会社です。事務所や店舗契約でお困りの方は、どうぞお気軽にお問合せ下さいませ。

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2018年8月3日